. Proses pengarsipan surat di Unit Donor Darah (UDD) Palang Merah Indonesia (PMI) Kota Medan saat ini masih menggunakan metode manual, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan surat. Dokumentasi surat masuk dan keluar dilakukan secara manual dalam jumlah besar, tidak terintegrasi dengan Database Perusahaan, dan penyimpanan masih mengandalkan bentuk fisik (hardcopy).Untuk mengatasi masalah tersebut, dipilih metode perancangan Unified Modeling Language (UML) sebagai landasan pengembangan aplikasi. Metode UML memungkinkan identifikasi tahap-tahap pengembangan melalui representasi diagram. Sistem yang akan dibangun berbasis web menggunakan PHP, Javascript, dan CSS, dengan nantinya menggunakan framework CodeIgniter. Hasil yang diharapkan mencakup optimalisasi pengelolaan Arsip Inaktif dan Pembuatan Surat, termasuk pembuatan, pengurusan, pengendalian, pengelolaan, dan pelayanan informasi arsip secara dinamis dan sistematis. Dengan implementasi sistem ini, diharapkan pencarian arsip menjadi lebih cepat dan akurat.